En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous sentir submergé par toutes vos tâches administratives… Avez-vous déjà envisagé de les confier à un service d’assistance dédié ?
Facturation, recouvrement, gestion du personnel, courrier, paie et autres formalités sont des tâches chronophages… Pourtant essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise, l’administratif ne vous permet pas de vous concentrer à 100 % sur le développement de votre activité.
L’externalisation administrative offre de multiples avantages : gestion sereine au quotidien de votre société, une meilleure productivité et surtout une réelle contribution à l’équilibre vie professionnelle et personnelle en tant que dirigeant.
Découvrez les bonnes raisons de sous-traiter vos démarches administratives avec notre solution Altonéo.
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Sommaire
L’externalisation administrative, c’est quoi ?
L’externalisation administrative est un service d’assistance qui permet de déléguer tout ou une partie de vos responsabilités administratives à un prestataire externe spécialisé.
Quels que soient votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise, vous pouvez faire appel à un office manager pour organiser votre structure administrative et gérer :
- Le traitement des commandes clients & fournisseurs,
- Les supports de communication,
- L’organisation d’évènements,
- La préparation des salaires,
- La pré comptabilité,
- La gestion des contrats,
- Les traitements des factures clients & fournisseurs,
- Les règlements,
- La réponse aux appels d’offres,
- Les relances paiements,
- Et autres opérations administratives, sans nécessité le recrutement d’une nouvelle personne. Cela vous permet ainsi de vous concentrer davantage sur le cœur de votre activité/ métier.
Pourquoi est-il utile de miser sur l’externalisation administrative ?
L’externalisation des tâches et la gestion des documents administratifs sont de véritables leviers de performance pour votre entreprise. Si cette pratique suscite votre intérêt, découvrez-en les bénéfices concrets !
Une concentration sur votre cœur de métier
En confiant la gestion de vos tâches administratives à un prestataire externe, vous vous concentrez pleinement sur votre activité principale. Cette stratégie permet d’allouer plus de ressources et d’attention aux aspects essentiels de votre entreprise, telles que l’amélioration de la relation client et l’évolution de nouveaux services.
Plutôt que passer de nombreuses heures sur votre facturation, vous pouvez consacrer ce temps à la stratégie de vente et au développement de votre société !
L’assurance d’une conformité sans faille
Etes-vous certain d’être en totale conformité avec les évolutions légales ? En tant qu’entrepreneur il n’est pas toujours simple de suivre les nouvelles réglementations en vigueur… Pourtant si vous ne les respectez pas, vous vous exposez à des sanctions légales et financières importantes pour votre entreprise.
En optant pour l’externalisation, vous faites le choix de la sérénité !
Une meilleure maîtrise des coûts et du temps
Le recrutement d’un personnel administratif à temps plein peut être coûteux, en particulier si vous n’avez pas suffisamment de travail pour justifier un tel poste. L’externalisation vous permet de réduire les coûts liés aux salaires, avantages sociaux, à la formation et surtout aux absences.
Autre point non négligeable : la gestion du temps. Choisir l’externalisation, c’est mieux gérer votre temps et être plus productif dans le développement de votre entreprise. Vous n’êtes plus interrompu au téléphone pour une urgence administrative… Vous vous consacrez à l’essentiel et aux actions qui ont une réelle valeur ajoutée !
Une plus grande flexibilité et réactivité
Vos besoins administratifs peuvent varier en fonction de la saisonnalité ou de la charge de travail de votre activité. L’externalisation offre une grande souplesse pour augmenter ou réduire les ressources en fonction des fluctuations de la demande.
Professionnalisme et performance
L’office manager est en mesure de vous proposer des solutions technologiques adaptées à votre organisation pour gérer efficacement les tâches administratives. En tant que dirigeant, vous pouvez bénéficier de ces outils sans avoir à investir dans des systèmes coûteux !
- Vous comprenez alors les avantages de l’externalisation mais une question reste en suspens… Vous vous demandez si ce service est réellement adapté à votre entreprise ? La délégation de la gestion administrative est idéale à tout dirigeant ayant besoin d’un soutien ponctuel ou récurrent pour le suivi de son organisation. Cette solution n’est pas réservée qu’aux grands groupes. Bien au contraire !
La solution office Altonéo
En tant que cabinet d’expertise-comptable, Altonéo adapte son offre de service en fonction des problématiques de ses clients et professionnels de tous horizons. Bénéficiez de l’expertise de nos offices managers pour anticiper les changements et les risques.
C’est en ayant pleinement conscience de ces irritants administratifs, qu’Altonéo vous propose 3 missions de délégation pensées et conçues pour alléger votre charge de travail :
Accompagnement administratif
Notre équipe d’office managers s’occupe de la gestion globale de votre administratif, dont les services de secrétariat, pré-comptabilité et préparation des variables de salaires.
Gestion de la facturation
Vous pouvez nous confier la gestion de vos ventes et achats : préparation et traitement des factures, gestion des paiements et devis, relance des contrats arrivant à échéance… Vous n’avez plus à penser aux urgences, tout est sous contrôle !
- Anticipez la réforme de la facture électronique, en confiant votre processus de facturation à Altonéo. Vous pourrez éditer, envoyer et recevoir des factures électroniques de manière sécurisée et rapide. Profitez de la sérénité qu’apporte cette transition digitale, en réduisant les erreurs, les délais de traitement et les coûts associés au papier.
Recouvrement des créances
La relance des clients est une mission délicate. Elle demande beaucoup de diplomatie. Nos experts s’occupent de tout avec professionnalisme et confiance. Vous évitez ainsi les litiges et sécurisez la trésorerie de votre structure.
Vous êtes chef d’entreprise…pas expert en gestion administrative !
Notre objectif : vous offrir des solutions d’externalisation sur mesure qui vous permettent de (re)trouver un équilibre et une tranquillité d’esprit !
Ne soyez plus débordé par les contraintes administratives de votre entreprise ! Nous maintiendrons une communication transparente avec vous et vous permettrons d’aligner nos missions avec les objectifs de votre société.
Notre conclusion
En résumé, l’externalisation administrative offre non seulement des avantages évidents, mais elle contribue grandement à l’accélération de vos processus, à l’amélioration de la qualité de vos services et au renforcement de votre flexibilité organisationnelle.
Gardez à l’esprit que le choix de l’externalisation ne doit pas être pris à la légère. Une évaluation minutieuse de vos besoins d’entreprise est primordiale pour garantir un service personnalisé et des résultats concluants !
En faisant le choix d’externaliser vos démarches administratives à un partenaire de confiance, vous vous appuyez sur des consultants aux compétences pluridisciplinaires dans le domaine de la comptabilité et de la gestion administrative.
Vous souhaitez obtenir une étude de vos besoins ?
Référent :Jérémy BOISSEAU, expert-comptable et associé Altonéo
Rédactrice : Adelle LUCAS, web rédactrice Altonéo