On entend quotidiennement parler de la digitalisation des entreprises, devenue aujourd’hui une étape incontournable pour leur pérennité. Mais que se cache-t-il vraiment derrière cette transformation ?
Définition, avantages, démarches à suivre et conseils pour votre équipe, Altonéo vous partage son expertise pour amorcer ce virage en douceur.
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Qu’est-ce que la digitalisation de l’entreprise / organisation ?
Pour aborder la digitalisation de l’entreprise ou d’une organisation, il faut appréhender la différence majeure entre la transformation numérique et la transformation digitale.
On appelle transformation numérique le fait de positionner votre entreprise dans l’ère du numérique. Tout votre écosystème se connecte au monde extérieur, grâce à l’utilisation quotidienne de nouvelles technologies et d’outils numériques.
La transformation digitale ou digitalisation d’une organisation va au-delà de cette notion. Elle se sert du numérique pour basculer le mode de fonctionnement de l’organisme vers un autre. On cible ainsi le modèle économique de l’entreprise. Les méthodologies de travail sont bousculées afin de permettre l’amélioration de la productivité et de la qualité de vie au travail. La digitalisation d’une entreprise est avant tout l’accompagnement des collaborateurs vers le changement, l’innovation.
Aujourd’hui, 77 ans après l’apparition des premiers ordinateurs, il devient difficile d’établir une liste succincte des outils numériques, tant le sujet est vaste et toujours plus novateur. Gardez bien en tête que toute numérisation améliorant votre productivité s’inscrit dans cette révolution digitale.
Les avantages de la digitalisation de l’entreprise
Se digitaliser pour rester dans la course
Il y a quelques années encore, toute entreprise qui se tournait vers le numérique, sortait du lot. Elle se démarquait de la concurrence par sa démarche avant-gardiste et 3.0. Aujourd’hui, la transformation digitale est au cœur de toutes les préoccupations. C’est une étape devenue indispensable voire évidente !
L’entreprise qui reste sur ces acquis et ses méthodes de travail traditionnelles fragilise véritablement son avenir. Selon une étude menée en 2022 par L’ACSEL (Principale association transversale du numérique en France) : 51 % des commerçants français affirment que le digital contribue à la croissance de leur chiffre d’affaires.
Toute société ou organisation, quelle que soit sa taille (TPE, PME, grand Groupe, etc.), doit se sentir concernée par le sujet. En effet, tout domaine d’activité est pointé du doigt par le digital, qui est devenu récemment un remède en temps de crise.
Se digitaliser pour répondre aux nouveaux besoins
Le numérique a un impact grandissant sur notre quotidien et amène de nouveaux besoins, qu’ils soient personnels ou professionnels. On compte à l’heure actuelle 5 milliards d’utilisateurs en ligne, soit 63,5% de la population mondiale totale. En France, nous sommes 93% de la population à être connectés à internet.
Une entreprise connectée sur le web, c’est une entreprise en bonne santé. Ce critère est devenu important pour ses clients, prospects, partenaires, et même ses potentiels candidats. Aujourd’hui, les entreprises qui n’ont pas fait leur transition digitale n’attire plus. C’est le cas chez les jeunes candidats. Cette fermeture à l’innovation peut soulever des interrogations quant à leur solidité, leur image de marque, ou leur gestion organisationnelle.
Il faut donc aller dans le sens de la technologie et des évolutions. Cela va permettre aux entreprises d’accroître :
- leur efficacité
- leur rentabilité,
- leur discours,
- et leur force à répondre aux nouveaux enjeux.
Grâce à la numérisation des services, nous tendons vers la dématérialisation, l’immédiateté et l’automatisation.
- Également, cela va lui permettre de se protéger et de s’aligner avec les nouvelles obligations légales, en rapport avec internet (qui peuvent être de l’ordre de la RGPD, ou même de la facturation électronique, par exemples).
Comment mettre en place la digitalisation au sein de votre entreprise ?
Entreprendre : une “démarche qualité” auprès de toutes les parties prenantes
En interne, intéressez-vous à tous les métiers qui constituent votre entreprise afin de pouvoir relever tous les processus de travail, jusque-là utilisés. L’objectif est de récolter un maximum de témoignages clés et de comprendre la journée type de vos salariés/collaborateurs.
Ces données vous permettront de savoir dans quelle mesure vous pourriez y apporter des solutions digitales, pour plus d’efficacité et d’économie.
Vous devrez également aller à la rencontre de vos clients et de vos prospects. Vous devez identifier ce qui pourrait être amélioré dans leur expérience client ou dans l’image qu’ils ont de votre organisation. Le digital va vous permettre de répondre à leurs besoins :
- qu’ils soient déjà équipés de nouveaux outils et sur lesquels vous allez vous aligner,
- ou qu’ils soient en attente de solutions que vous n’êtes pas en mesure de leur fournir aujourd’hui.
Établir un diagnostic stratégique de votre secteur d’activité
Votre étude passera forcément par l’analyse de votre business et de vos principaux concurrents.
Appuyez-vous sur des faits et non des intuitions :
- Comment se positionnent vos concurrents ?
- Quelles opérations digitales et marketing sont mises en place ?
- Avec quels outils, et quel discours auprès du client ?
- Quel avenir pour votre secteur d’activité ? Quelle croissance par rapport aux années passées ?
- Quelles données chiffrées permettent d’appuyer votre analyse ?
Intéressez vous également au sujet du numérique dans son ensemble :
- Quelles sont les nouvelles technologies les plus en vogue ?
- Quels réseaux sociaux sont les plus recommandés pour votre entreprise ? Avec quel discours et quels canaux de communication ?
- Quels seraient les métiers de demain utiles à votre entreprise ? Avec quelles compétences ?
Le but est de comprendre votre marché actuel, ses opportunités, et de trouver une stratégie permettant de vous démarquer et de solidifier le socle de votre entité.
Construire un plan d’actions tout en respectant la capacité d’adaptation de vos parties-prenantes
Ce n’est qu’une fois que vous avez analysé votre environnement que vous allez pouvoir définir un plan d’actions. L’informatique n’est que la partie outillage qui va se mettre en place.
La durée de votre transformation digitale n’est pas figée. Elle dépend du nombre de salariés, de la croissance de votre entreprise / organisation et du conscient collectif qui va se mettre en place. Celle-ci peut se faire très rapidement tout comme s’étaler sur plusieurs mois.
Entourez-vous de personnes expérimentées sur le sujet qui pourront vous conseiller !
L'avis de l'expert
« Quand cette digitalisation sera mise en place, vous vous dirigerez vers des solutions web. Il faudra alors vous assurer de l’entière sécurité de celles-ci afin qu’elles ne puissent pas impacter toutes vos données entreprises. Restez toujours vigilants ! L’obtention de certifications vous aide à vous protéger et à prouver la qualité de vos services. »
Comment préparer son équipe à la digitalisation ?
En général, toute entreprise est réticente au changement. C’est bien souvent le cas, dès lors qu’on aborde le sujet du digital. On peut retrouver des dirigeants qui souhaitent pleinement s’y orienter, avec de nombreux projets en tête… Et, à côté, leurs salariés qu’il faut séduire, parce que leur méthodologie est impactée.
Communiquer et rassurer
La communication de votre projet est essentielle. En général, vous allez communiquer auprès de 4 personnalités :
Avant de passer à l’action…
- Annoncez les objectifs à votre équipe… là où vous souhaitez aller en matière de transformation digitale
- Adoptez un vocabulaire simple afin que vous soyez compris de tous.
- Expliquez en toute transparence ce qui va précisément se mettre en place : quoi, pourquoi, pour quelles raisons, pour qui, comment, quand, etc.
- Laissez du temps à chacun pour que ce nouveau projet soit assimilé.
Une fois que ce conscient collectif est installé, vous pourrez débuter votre plan d’actions avec des délais bien définis. C’est bien souvent lors de cette explication que vous allez remarquer ceux qui ont peur ou les réticents au changement. En effet, c’est à cette étape qu’ils comprennent qu’ils sont concernés, et que leurs habitudes de travail vont/peuvent être bousculées. Votre mission consistera alors à les rassurer, à leur faire comprendre que leurs valeurs ne seront pas impactées.
- Pour apporter de la valeur à votre projet, interessez-vous au « numérique responsable », qui vise à réduire l’empreinte écologique et sociale des technologies de l’information.
Former à la transformation numérique responsable
Former vos collaborateurs aux outils digitaux est une étape nécessaire si vous souhaitez que votre transformation soit une réussite ! Ecoutez les besoins de votre équipe. Intéressez-vous aux organismes français qui accompagnent les entreprises dans le développement de compétences numériques.
Soutenir la transformation digitale
La transformation digitale est un travail collectif qui est censé unir votre équipe et la pousser vers une qualité de vie au travail optimale. Voyez la digitalisation comme un véritable coup de pouce. Il y a dans cette action, une volonté de se soutenir, s’entraider et monter en compétences. Le digital ne remplace pas l’humain, bien au contraire !
L'expertise informatique chez Altonéo
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Référent : Eric Aubry, gérant IT Solutions
Rédactrice : Marine LEPAGE, chargée de communication Altonéo