L’externalisation administrative est une stratégie de plus en plus adoptée par les professionnels de santé, qu’il s’agisse de médecins, de cliniques ou d’établissements de santé. Cette démarche consiste à confier certaines tâches administratives à des prestataires externes, permettant ainsi aux professionnels de se concentrer sur leurs missions essentielles : la prise en charge des patients et l’amélioration de la qualité des soins.
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Pourquoi choisir l'externalisation administrative?
Opter pour l’externalisation administrative offre divers avantages aux professionnels de santé, notamment :
- La mise à jour des normes : Dans le secteur de la santé, les réglementations évoluent rapidement. Externaliser la gestion administrative permet de bénéficier d’un suivi rigoureux des normes en vigueur, minimisant ainsi les risques de non-conformité.
- La réduction de la charge administrative : Les professionnels de santé peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps à gérer des tâches administratives. En externalisant ces fonctions, ils libèrent un temps précieux pour se consacrer à leurs patients.
- La disponibilité et la réactivité : Un service externalisé peut fonctionner en dehors des heures normales d’ouverture, permettant une gestion continue des tâches administratives.
- L’accès à des compétences spécialisées : Les prestataires externes possèdent souvent une expertise spécifique en matière de gestion administrative, de facturation ou de conformité réglementaire, ce qui peut améliorer la qualité des services fournis.
La flexibilité offerte par l'externalisation
L’externalisation administrative offre une flexibilité essentielle aux professionnels de santé. Les besoins peuvent varier en fonction des périodes de forte affluence (comme les périodes de grippe) ou des changements dans les politiques de santé. En confiant des tâches telles que la prise de rendez-vous, la gestion des dossiers patients ou la facturation à des tiers, les professionnels peuvent adapter rapidement leurs ressources sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire.
L'amélioration de la productivité grâce à l'externalisation
En externalisant certaines fonctions, les professionnels de santé peuvent considérablement améliorer leur productivité. Cela permet :
- Un meilleur management du temps : Les médecins et le personnel soignant peuvent se concentrer sur des tâches cliniques, ce qui améliore la qualité des soins apportés aux patients.
- Une optimisation des processus : Les prestataires externes, spécialisés dans les tâches administratives, peuvent mettre en place des processus efficaces, réduisant les délais et augmentant la satisfaction des patients.
Les économies financières réalisées
L’externalisation administrative peut générer des économies significatives pour les professionnels de santé. En réduisant les coûts liés à l’embauche de personnel administratif et en évitant les investissements en formation ou en technologie, les établissements de santé peuvent réaliser des économies substantielles. De plus, l’externalisation permet de transformer des coûts fixes (salaires, charges) en coûts variables, offrant ainsi une meilleure gestion des ressources financières.
Gestion externalisée des tâches administratives
Les tâches administratives pouvant être externalisées dans le secteur de la santé incluent :
- Gestion administrative auprès des fournisseurs, partenaires, et administrations : Cette tâche comprend la coordination et la communication avec les fournisseurs d'équipements médicaux, les partenaires (comme les laboratoires et prestataires de services), ainsi que les administrations publiques.
- Gestion de la facturation et du recouvrement : Externaliser cette tâche permet de garantir un suivi rigoureux des paiements, de la facturation des patients et des remboursements liés aux assurances.
- Gestion des ressources humaines : Ce domaine inclut la gestion du personnel, notamment le recrutement, la formation, et la gestion de la paie.
- Logistique et gestion des fournitures : Une gestion efficace des fournitures médicales et non médicales est essentielle pour le bon fonctionnement des établissements de santé. Cela inclut le suivi des stocks, la gestion des commandes et la coordination des livraisons, assurant que tout le matériel nécessaire est disponible sans interruption.
- Support à la communication, incluant la mise à jour du site internet : La communication est cruciale pour informer les patients et le public des services proposés, des actualités ou des protocoles de soins. L’externalisation de ce support inclut la gestion des communications numériques, comme la mise à jour régulière du site internet, ce qui aide à améliorer la visibilité et l’image de l’établissement.
Conclusion
L’externalisation administrative représente une solution avantageuse pour les professionnels de santé, permettant de réduire la charge de travail, d’améliorer la productivité et de réaliser des économies financières. En déléguant des tâches non cliniques à des experts, les professionnels peuvent se concentrer sur l’essentiel : fournir des soins de qualité à leurs patients.
Cette stratégie, de plus en plus adoptée, semble être une voie incontournable pour l’avenir des pratiques médicales dans un environnement de plus en plus complexe.
Adoptez l’externalisation administrative dès aujourd’hui et optimisez la gestion de votre établissement de santé !
Référent : Lilou SENEGAS, Chargée de missions Office Manager Altonéo
Rédactrice : Hiba Makhlouk, Web Rédactrice Altonéo