Associations : comment bien gérer vos subventions ?
La perception des subventions par une association est un sujet complexe. L’utilisation d’une contribution financière nécessite un suivi rigoureux et entraine des mécanismes comptables importants à maîtriser. L’enjeu pour l’association est la présentation d’un résultat fidèle à la réalité juridique et économique. Sans situation financière fiable, elle peut rencontrer des difficultés à respecter ses engagements. Découvrez les conditions d’attribution, de gestion ou de suspension d’une subvention.
Les conditions de gestion d’une association pour la perception d’une subvention
Votre association vient d’obtenir des fonds pour mener à bien ses projets. Félicitations ! C’est une première étape. Car pour percevoir des dotations financières, l’association doit obéir à certaines règles dont :
- Toute subvention fait l’objet d’une convention de financement signée entre le financeur et l’association.
La mise en place d’outils pour suivre l’utilisation des subsides au cours de l’exercice.
Association : des conditions de consommation dans votre convention de financement
La signature d’une convention de financement permet de préciser des modalités d’attribution. Cet acte notifie notamment des conditions suspensives ou résolutoires. Elles impacteront fortement sur l’obtention totale, partielle, voire le remboursement du montant initial de la dotation.
C’est une notion de temporalité qui distingue les deux types de clauses.
Dans le cas d’une condition résolutoire, le financement est donc d’abord acquis et il peut être remis en cause si la réalisation de la condition survient.
Dans le cas d’une condition suspensive, le financement ne sera considéré comme acquis que si la condition suspensive est effectivement réalisée.
Définition de la condition suspensive pour une subvention
C’est une condition posée par le financeur. L’association s’engage à y répondre pour que le financement soit définitivement acquis.
Pour les férus de la comptabilité des associations
Une subvention assortie d’une condition suspensive ne devra jamais figurer dans les produits de l’association si la condition suspensive prévue n’a pas été remplie. La perception d’un acompte de subvention par la structure devra alors être enregistrée au bilan, dans un compte d’avance, donc sans impact sur le compte de résultat. Le financement ne sera considéré comme acquis que si la condition suspensive est effectivement réalisée.
Définition de la condition résolutoire pour une subvention
Le financeur impose une ou plusieurs conditions. Si elles s’avèrent effectives, le financement est remis en cause. L’association doit alors en restituer la valeur. Conclusion : le financement est d’abord acquis. Et dans un second temps, il peut être remis en cause, si la réalisation de la condition survient.
Exemple : une condition résolutoire peut prévoir la résiliation de la convention de financement si l’association attributaire des fonds venait à ne pas respecter ses engagements contractuels. Ainsi, l’utilisation du financement pour un autre objet que le projet décrit dans la convention et pour lequel le financement a été attribué est un motif résolutoire.
Si l’une des conditions résolutoires est constatée, l’association devra en évaluer les conséquences.
Selon le cas, elle estimera et enregistrera :
- une provision pour risque de reversement des fonds si ce risque est probable, mais pas certain,
- ou une charge au titre du reversement, s’il est certain et peut-être chiffré de façon fiable.
Pour les férus de la comptabilité des associations
La condition résolutoire engendre un traitement comptable différent de la condition suspensive. Le financement est considéré comme juridiquement acquis à l’association. Comme la condition résolutoire n’a, initialement, pas d’incidence sur l’attribution de la propriété des fonds, la réalisation de cette condition ne vient pas impacter l’enregistrement du financement dans les comptes de produits de l’association.
Association : des outils pour gérer la subvention
Une autre règle pour l’utilisation d’une subvention est la mise en place d’outils de gestion. L’un des objectifs est de pouvoir identifier la part éventuellement non encore consommée de la subvention.
Par quel moyen organiser le suivi de la subvention ?
Une analyse interne est menée en fin d’année. Un comparatif est réalisé entre le budget prévisionnel de l’action et le réellement consommé. Deux postes liés à l’action sont particulièrement observés :
- Les charges engagées.
- La masse salariale.
Incidence de la consommation partielle d’une subvention
Si une quote-part de financement non consommée est identifiée, le financeur devra donner son accord pour le report d’utilisation de la subvention.
Pour les férus de la comptabilité des associations
Avec l’accord du financeur, la quote-part non consommée sera portée au passif du bilan, dans la rubrique “Fonds dédiés“. Une contrepartie sera identifiée sur le compte de charge 6894 ‘Report en fonds dédiés sur subventions d’exploitation’. Ultérieurement, l’utilisation du financement sera constatée comptablement par le compte 7894 – Utilisation des fonds dédiés sur subventions d’exploitation, en atténuation du compte 194.
Nos conseils concernant les subventions pour les dirigeants d’associations
L’usage des fonds destinés aux associations est très réglementé. Des problèmes peuvent apparaitre quand les fonds ne sont pas complètement utilisés. Un échange avec votre financeur est indispensable pour constater au bilan l’engagement en fonds dédiés. Car, la non-réalisation, même partielle, de l’action financée, constitue, très souvent une condition résolutoire de la convention.
Vous êtes dirigeant.e d’une association et souhaitez être accompagné.e dans sa gestion, Altonéo met à votre disposition une équipe dédiée au monde associatif. Enseignement, culture, action sociale et solidaire, santé, développement local, sport… Nous répondons à vos besoins spécifiques d’association, en tenant compte des membres qui la composent.
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Rédaction : Jérémy Martin, expert-comptable
