L’assemblée générale annuelle est considérée comme l’organe souverain d’une association et s’avère indispensable pour sa gestion organisationnelle. Elle assure sa pérennité et en définit les règles de bonnes conduites.
Dans cet article, découvrez-en plus sur le fonctionnement et le rôle d’une assemblée générale annuelle.
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Sommaire
Préambule - Comment se compose une association ?
Une association est généralement gérée par un conseil d’administration avec un bureau composé d’une présidence, un trésorier et un secrétaire. Concernant la prise de décisions, deux niveaux sont distingués :
- Le 1er niveau : le conseil d’administration
- Le 2nd niveau : l’assemblée générale
Le Conseil d’Administration (CA)
Le Conseil d’Administration est chargé d’assurer la gestion courante de l’association et notamment, chaque année, d’établir les comptes annuels, selon les règles comptables applicables aux associations.
Il se réunit conformément aux dispositions des statuts (convocation, modalités de tenue, représentation, quorum, majorité).
L’assemblée générale (AG)
Le rôle d’une assemblée générale est de valider – en lien avec le CA – les décisions fondamentales. Les membres – définis par les statuts de l’association – peuvent prendre part à une assemblée générale. C’est là qu’intervient la notion de quorum.
Le quorum définit le nombre minimal de personnes présentes lors d’une AG. C’est une notion prévue par les statuts et à vérifier à chaque réunion. En cas de non-respect du quorum, la délibération d’une assemblée générale ne peut pas avoir lieu.
En cas d’absence de signification de quorum dans les statuts, la décision se fera sous réserve de l’obtention de la majorité des membres présents ou représentés, en respect de la majorité prévue dans les statuts.
En quoi consiste une assemblée générale annuelle d’association ?
L’assemblée générale annuelle consiste à approuver les comptes de l’association. D’importantes décisions sont prises pendant cette AG, c’est pourquoi elle doit être programmée chaque année.
Ainsi, elle permet d’assurer le bon fonctionnement juridique d’une association, c’est une étape à ne surtout pas négliger.
Quel est le délai pour la tenue de l’AG annuelle ?
Pour les associations d’une certaine taille et ayant une activité économique (L612-1 Code Com), les comptes annuels sont soumis à l’approbation de l’organe délibérant au plus tard dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Cependant ce délai peut être prolongé à la demande du représentant légal de l’association sur requête auprès du président du tribunal judiciaire.
Pour les associations n’ayant pas d’activité économique. Il y a un vide juridique concernant le délai de tenue de l’assemblée générale. L’association doit se référer à ses statuts ou bien s’appuyer sur les dispositions applicables aux sociétés à titre supplétif.
Quelles sont les modalités pratiques de l’AG annuelle ?
En principe, les statuts déterminent librement les attributions de l’assemblée et les modalités de cette assemblée. Afin d’assurer une AG annuelle efficace, il est nécessaire de préparer des documents et informations en amont :
La convocation
Ce document comprend :
- le nom de l’association,
- la date, l’heure et le lieu de la réunion,
- l’ordre du jour
- ainsi que la signature de l’auteur de la convocation et son identité.
Pour rappel, l’ordre du jour définit par les statuts, est une information incluse dans la convocation qui regroupe l’ensemble des points à aborder lors de l’AG et permet aux participants de débattre activement.
Les modalités de tenue de l’AG
Si la réunion s’effectue :
- en présidentiel,
- en visioconférence
- ou via une consultation écrite.
Le quorum
Il indique le pourcentage obligatoire des personnes présentes à l’AG annuelle.
Le droit de vote et le mode de scrutin
Les statuts définissent qui a le droit de vote et si le vote est à main levée ou à bulletin secret.
Les conditions de majorité
Elles sont relatives, absolues, qualifiées ou à l’unanimité.
- Tous les membres de l’association doivent être convoqués à l’assemblée et disposent du droit de vote selon les règles établies dans les statuts.
L’affectation du résultat
Concernant l’affectation du résultat, les adhérents n’ont aucun droit au bénéfice puisque cela est contraire au but d’une association. L’assemblée doit se prononcer sur l’affectation du résultat ou de la perte. Cette affectation s’effectue conformément aux dispositions statutaires et réglementaires applicables à certaines associations (réserves obligatoires).
Le suivi des mandats de l’AG
Chaque année, il est important de faire un point sur le suivi des mandats.
En effet, il est important de vérifier si :
- Les mandats doivent être renouvelés ;
- Certains membres sont démissionnaires ;
- Un remplacement est nécessaire.
Les administrateurs et les membres du bureau sont désignés pour la durée prévue dans les statuts. Il est important de veiller à respecter les indications prévues dans les statuts (nombre d’administrateurs, durée du mandat, durée en cas de remplacement d’un membre démissionnaire…)
- En cas de nécessité d’un CAC, la durée du mandat est de 6 ans. Il faut déterminer si son renouvellement est obligatoire ou non, conformément aux règles de désignation.
Rappelons les conditions les plus courantes de nomination d’un commissaire aux comptes. Si l’association :
- Reçoit au moins 153 000 € de subventions publiques
- Bénéficie de dons dont le montant annuel dépasse les 153 000 €
- Répond d’au moins 50 salariés, de 3 100 000 € HT de chiffre d’affaires ou d’au moins 1 550 000€ de total du bilan
- Émet des obligations
Vous souhaitez en savoir plus sur les critères de désignation d’un CAC ? Cliquez ici.
La publicité des comptes
Les associations ayant reçu annuellement d’une autorité administrative ou d’un établissement public à caractère industriel et commercial, une ou plusieurs subventions d’un montant excédant 153 000 € doivent assurer la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. De même pour les associations et fondations, dont le montant annuel des dons reçus excède un seuil de 153 000 €.
Ils doivent être déposés sur le site de la Direction de l’information légale et administrative.
La transmission des données se fait au format PDF via un formulaire d’enregistrement en ligne disponible sur le site. Les documents sont à transmettre dans les 3 mois à compter de leur approbation par l’assemblée générale.
Quels sont les documents à établir dans le cadre d’une AG annuelle d’association ?
Les documents à établir sont :
Le rapport de gestion
Le rapport de gestion est un document permettant de compléter les informations indiquées dans les comptes. Son contenu n’est pas défini légalement. Il faut s’inspirer des dispositions applicables aux sociétés. Il doit donc exposer notamment :
- La situation de l’association durant l’exercice écoulé.
- Son évolution prévisible.
- Les évènements importants survenus entre la date de la clôture de l’exercice et la date à laquelle il est établi.
- Les activités de l’association en matière de recherche et de développement.
Pour les associations ayant plusieurs établissements et activités, il est recommandé de présenter une information financière. Elle doit être segmentée par établissement et par branche. Elle renseigne sur l’évolution des financements.
Quelles sont les structures tenues d’établir un rapport de gestion ?
Les associations qui doivent constituer un rapport de gestion sont :
- D’une certaine taille et ayant une activité économique,
- Ayant une activité économique en dessous des seuils et ayant désigné volontairement un commissaire aux comptes,
- Émettant des obligations et les associations organismes dispensateurs de formation,
- Recevant une ou plusieurs subventions d’un montant supérieur à 153 000 €,
- Reconnues d’utilité publique,
Attention, pour chaque exercice, le fait de ne pas établir de rapport de gestion est puni d’une amende de 9 000 €. Pour les associations ayant un commissaire aux comptes, le non-établissement du rapport fait l’objet d’une mention dans le rapport de ce dernier.
Le rapport moral et financier
Le rapport moral et financier expose notamment les activités réalisées au cours de l’exercice écoulé, les orientations à venir et les relations de l’association avec son environnement extérieur. Il peut préciser les changements significatifs dans la gestion financière. Il peut se rapprocher du rapport de gestion mais est plus comparable à un rapport d’activités détaillé de ce qui s’est passé au sein de l’association sur l’exercice.
Notez que le rapport moral et financier n’est pas obligatoire.
Le rapport spécial du secteur sanitaire et social
Le rapport spécial du secteur sanitaire et social décrit, pour l’exercice auquel il se rapporte, l’activité et le fonctionnement de l’établissement ou du service.
Ces associations doivent établir un rapport d’activité à transmettre avec le compte administratif de l’établissement. Il expose de façon précise et chiffrée les raisons qui expliquent le résultat d’exploitation, notamment celles tenant à l’évolution des prix, à la politique de recrutement, à la rémunération du personnel, à l’organisation du travail et à la politique des investissements.
En cas de déficit, le rapport doit préciser les mesures mises en œuvre pour parvenir à l’équilibre et les raisons pour lesquelles celui-ci n’a pas été atteint.
Le rapport sur les conventions réglementées
Des dispositions réglementaires spécifiques prohibent certaines conventions. L’objectif de cet encadrement est d’éviter à l’association de conclure des conventions qui lui seraient préjudiciables ou peu avantageuses.
Ce dispositif ne concerne que les associations recevant annuellement de l’état, des collectivités territoriales, des établissements publics à caractère administratif ou industriel et commercial, des organes de sécurité sociale une ou plusieurs subventions d’un montant supérieur à 153 000 € ou celles se livrant à une activité économique.
Les conventions visées sont celles passées directement ou par personne interposée, entre :
- Une association et l’un de ses administrateurs ou l’une des personnes assurant un rôle de mandataire social,
- Une association et une autre personne morale dont un dirigeant, un associé indéfiniment responsable ou un actionnaire disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10% est simultanément dirigeant de l’association.
Le commissaire aux comptes ou bien, si l’association n’en a pas, le représentant de l’association établit un rapport présenté à l’AG annuelle qui statue sur ce rapport.
Attention
Les conventions non approuvées par l’assemblée générale produisent néanmoins leurs effets. Des conséquences préjudiciables peuvent être à la charge des dirigeants concernés par l’association.
Il est donc important que les dirigeants prennent conscience de leurs responsabilités envers l’association, ses membres et ses tiers.
AG d’association : comment l’organiser ?
Pour organiser votre assemblée générale d’association, vous devez procéder par étapes :
# Étape 1 : Vérifiez qui doit être convoqué à cette AG (tous les adhérents ou bien certaines catégories d’adhérents).
# Étape 2 : Convoquez les membres et le commissaire aux comptes à votre AG dans un délai raisonnable (souvent 15 jours avant la date de l’AG) après que le Conseil d’Admin ait arrêté les comptes.
# Étape 3 : Mettez à disposition des membres des documents comme : le rapport de gestion (si vous devez le faire), le rapport moral et financier si nécessaire, le rapport sur les conventions réglementées, le texte des résolutions ainsi que le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un.
Le jour de l’AG, vous devez :
- Faire signer la feuille de présence aux membres
- Vérifier que le quorum est bien atteint sinon vous appliquez ce que les statuts vous indiquent pour la seconde consultation (nécessité d’une nouvelle convocation ou non).
- Conformément aux statuts, désigner un président de séance, un secrétaire et d’éventuels scrutateurs.
- Vérifier que les conditions de majorité sont bien respectées pour valider les décisions. Posez-vous la question : « Est-ce que tous les adhérents convoqués ont une voix délibérative ou non ? »
- Établir le procès-verbal avec pour chaque type de décision le résultat du vote. Faites-le signer par le président.
- Notez que si votre association est tenue de faire publier ses comptes, vous devez faire le nécessaire en ligne dans les 3 mois de l’AG.
Gérer une association n’est pas chose aisée. Des règles et obligations encadrent celle-ci. En cas de non respect, (défaut de convocation, non-respect du quorum, de la majorité, modalités de l’AG…) les décisions prises lors de l’AG peuvent être ainsi remises en cause. Il est donc capital que les dirigeants d’entreprise mesurent l’importance des statuts. Indispensables, ils sont une référence et une base solide pour le bon déroulement d’une assemblée générale.
C’est pourquoi, la rédaction des statuts ne doit en aucun cas être négligée.
En prenant connaissance de ce guide pratique et en mettant en place les actions nécessaires, vous assurer l’avenir de votre association !
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Référente : Elise PAPIN, juriste conseil en droit des sociétés, Altonéo
Rédactrice : Adelle LUCAS, web rédactrice Altonéo