La numérisation de documents permet aux TPE/PME de se libérer de la gestion des documents papier, souvent perçue comme une tâche complexe.
Chez Altonéo, nous comprenons que cela peut entraîner une perte de temps et d’efficacité. Beaucoup de PME/TPE sous-estiment l’impact de cette
charge. Pourtant, leur objectif est de gagner du temps tout en sécurisant leurs données.
Dans cet article, découvrez comment un service de numérisation de documents peut simplifier la gestion de vos fichiers tout en offrant de multiples avantages
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Sommaire
La numérisation des documents : un levier pour optimiser la gestion administrative
La dématérialisation correspond à une conversion d’un support papier en format numérique et offre
des avantages pour la gestion administrative des PME.
Réduction du temps consacré aux tâches administratives
Un service de numérisation de documents pour entreprises permet aux TPE et PME de gagner un temps considérable en automatisant certaines tâches. Les factures, dossiers et contrats sont scannés et convertis en formats numériques (PDF, JPG). Puis ils sont centralisés dans des systèmes d’archivage électronique. La dématérialisation présente bien des avantages :
- elle élimine le besoin de gérer des papiers physiques,
- elle réduit les erreurs humaines,
- elle accélère les processus tels que la facturation ou la création de devis
L’action de numériser, puis de stocker dans un logiciel permet de gagner du temps.
Amélioration de l’accès et du partage de documents avec un service de numérisation de documents
Avec un service de numérisation professionnelle, les documents numérisés restent accessibles à tout moment sur le cloud ou un logiciel de gestion documentaire (GED). Cela permet une collaboration fluide entre les équipes et avec les partenaires externes. Dès que la transmission des documents professionnels dématérialisés est réalisée, elle améliore la productivité et la réactivité des
entreprises.
Une gestion facilitée grâce aux outils de recherche avancés
Les outils de gestion documentaire numériques intègrent souvent des fonctions de recherche performantes. Ainsi, les documents numérisés peuvent être retrouvés en quelques secondes grâce à des mots-clés ou des métadonnées. Cela rend la recherche beaucoup plus rapide que dans les archives papier. Ce dispositif reste très utile pour les TPE/PME qui ont besoin d’optimiser leur
organisation et de retrouver facilement des factures, contrats ou archives numérisées. De plus, avec un portail client en ligne sécurisé, elles offrent à leurs clients un accès direct et immédiat à leurs informations personnelles, à l’historique de leurs commandes, ainsi qu’à divers documents téléchargeables. Ainsi, elles réduisent le temps perdu à chercher des dossiers physiques
La sécurisation des documents et la fiabilité du stockage numérique
La sécurisation des documents avec un service de numérisation garantit la protection de toutes les données. De même, elle prévient les pertes grâce à la sauvegarde automatisée et assure la conformité légale.
La protection des données sensibles avec un service de numérisation des documents
Un service de numérisation et archivage sécurisé de dossiers d’entreprise garantit une meilleure protection des données contre les pertes ou vols. Les documents sensibles, une fois numérisés, peuvent être protégés par des technologies telles que le chiffrement et des systèmes d’accès sécurisé. Ils assurent ainsi la confidentialité et la conformité légale. Les TPE/PME qui externalisent leur service de digitalisation de documents bénéficient également de garanties en matière de
sauvegarde automatique et de sécurité renforcée comme :
- elle élimine le besoin de gérer des papiers physiques,
- elle réduit les erreurs humaines,
- elle accélère les processus tels que la facturation ou la création de devis
Prévenir les pertes de données grâce à la sauvegarde automatisée
Contrairement aux documents physiques qui peuvent être perdus ou endommagés, la numérisation de documents professionnels à distance permet de sauvegarder les fichiers de manière automatisée sur des serveurs ou dans le cloud. Ces sauvegardes garantissent que les pièces (factures, contrats, bilans, rapports) demeurent toujours disponibles en cas de sinistre. Un service de scan et archivage de documents physiques assure ainsi une continuité de la gestion administrative avec une fiabilité accrue et une réduction des risques liés aux pertes de données. H3 La conformité légale et la protection contre les risques de lit
La conformité légale et la protection contre les risques de litige
Le fait de recevoir des factures dématérialisées et d’en assurer le stockage permet aux entreprises de respecter les obligations légales de conservation tout en facilitant les audits ou contrôles. Grâce à la traçabilité complète offerte par les systèmes d’archivage numérique, les TPE/PME peuvent garantir l’intégrité des pièces tout au long de leur cycle de vie. Cela offre ainsi une sécurité juridique
essentielle pour les entreprises en cas de litige. Il est important de noter que, à partir du 1er septembre 2026 ou 2027, selon la taille de l’entreprise, la dématérialisation des factures deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. D’où la nécessité d’anticiper l’adaptation des systèmes d’information.
La numérisation pour une amélioration de la relation client et de la réactivité commerciale
La dématérialisation améliore la relation client avec des services en ligne 24/7, facilite les échanges et accroît la réactivité dans les entreprises.
Les services de numérisation disponibles 24/7 pour une réactivité optimale
Avec la numérisation de documents papier par OCR, les entreprises peuvent rendre leurs dossiers accessibles en ligne. Ces derniers restent disponibles à tout moment sur des plateformes sécurisées.
Cette solution améliore l’expérience client en offrant une disponibilité permanente des documents, qui peuvent être facilement consultés et téléchargés. En plus de l’accessibilité, ce service permet aux entreprises de répondre rapidement aux demandes des clients, qu’il s’agisse de l’envoi d’un devis ou de la mise à disposition de documents. Ainsi, la numérisation et l’archivage sécurisé :
- assurent des échanges fluides et sûrs,
- renforcent la relation de confiance,
- favorisent la fidélisation.
La facilitation des échanges grâce à la dématérialisation
La digitalisation de documents administratifs et la numérisation des dossiers permettent aux entreprises d’échanger plus facilement avec leurs clients et partenaires. En effet, les documents peuvent être partagés en quelques clics, ce qui accélère les prises de décision. Pour une TPE/PME, recevoir des documents dématérialisés en temps réel garantit une gestion plus efficace. Elle élimine
également les retards liés aux circulations de papier.
Les solutions de digitalisation pour entreprises facilitent et accélèrent la gestion documentaire des TPE/PME. Elles offrent des avantages comme le gain de temps, l’accessibilité, la sécurité et l’amélioration des relations clients.
Chez Altonéo, nous accompagnons les TPE/PME dans la numérisation et dématérialisation de leurs documents. Pour en savoir davantage, contactez nous dès aujourd’hui !
Référente : MOREAU Audrey, Consultante IT Solutions