Facture électronique et facture numérique, quelles sont les différences ?
Une facture électronique et une facture numérique présentent des différences significatives. Ce n’est pas qu’une question de sémantique ! Comprendre cette distinction permet de bien vous préparer à l’obligation de la facture électronique d’ici 2024. Explications sur le sujet.
Obligation de la facturation électronique : rappel du contexte
La facturation électronique deviendra obligatoire entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. L’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront se soumettre à des procédures progressives et encadrées.
L’objectif pour les entreprises est de comprendre les enjeux et les futurs changements organisationnels qu’impose la facture électronique.
Pour rappel, voici les dates clés à connaître afin de se préparer à cette obligation :
- Le 1er juillet 2024 : obligation de réception pour toutes les entreprises ;
- Le 1er juillet 2024 : obligation d’émission pour les grandes entreprises ;
- Le 1er janvier 2025 : obligation d’émission pour les ETI ;
- Le 1er janvier 2026 : obligation d’émission pour les PME et TPE.
Pour en savoir plus sur le déploiement du processus de la facture électronique : https://altoneo.com/la-facture-electronique-obligation-a-respecter/
Quelles sont les différences entre une facture électronique et une facture numérique ?
La facture électronique et la facture numérique présentent des différences. Il est important de bien les distinguer pour comprendre en quoi consiste l’obligation de la facture électronique.
Faisons-le point sur ces divergences.
Facture numérique : définition
Une facture numérique est un document comportant les mentions obligatoires de facturation sous une forme dématérialisée.
Les factures au format PDF ou JPEG sont des factures dites « dématérialisées » et non électroniques.
Ici, ce type de facture ne sera donc plus accepté à partir du 1er juillet 2024. En effet, les factures numériques ne seront plus conformes aux obligations relatives à la facture électronique.
Facture électronique : de quoi s’agit-il ?
Rappelons qu’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue au format électronique.
En d’autres termes, c’est un document électronique comportant des données dématérialisées et structurées. Ce n’est ni un document Word, Excel, JPEG ou PDF !
La facture électronique doit garantir :
- L’authenticité de l’émetteur.
- L’intégrité du contenu et des données qu’elle contient.
- La lisibilité par l’œil humain.
Une facture est considérée comme électronique si elle respecte deux conditions juridiques de validité :
– Être issue d’un document électronique
– Être scellée électroniquement.
Il sera donc nécessaire de s’équiper d’un logiciel de facturation électronique certifié à la :
- Norme NF203 pour la gestion commerciale
- Norme NF525 pour la gestion de caisse
Pour cela, le processus de facturation doit être entièrement dématérialisé. Concrètement, le fait de scanner une facture papier et l’envoyer au format numérique, ne signifie pas que cette facture est électronique.
Notez que d’ici 2024, les définitions et les formats de la facture électronique seront amenés à évoluer. Le groupe Altonéo vous tiendra informé de ces changements.
Facture électronique : les différents formats possibles
La facture électronique peut se présenter sous différents formats.
- Facture électronique structurée :EDI
L’EDI est un échange de données informatisées et structurées s’effectuant d’un ordinateur à un autre. Le système EDI permet l’envoi de documents, tels que les factures au format EDI.
Ce mode de transmission est assez complexe à mettre en place car il est nécessaire d’avoir un outil conçu pour exploiter une facture au format EDI. C’est pourquoi, l’EDI est souvent utilisé par des grandes organisations. Par exemple, les services de l’administration fiscale, les concessionnaires automobiles ou encore votre cabinet d’expertise-comptable Altonéo !
Notez que le format EDI est illisible par l’œil humain mais exploitable par une machine. Concrètement, c’est un fichier EDI avec plusieurs lignes de codes utiles au traitement des données de facturation.
- La facture électronique hybride : Factur-X
La facture électronique hybride, appelée Factur-X, regroupe deux types de caractéristiques :
- Un document avec des données non structurées au format PDF
- Un ensemble de données structurées sous la forme d’un fichier XML
Tout d’abord, cette facture est lisible par l’œil humain grâce à un document PDF. Sur ce document, nous retrouvons toutes les mentions obligatoires et utiles à la facturation.
Puis, cette même facture se composera d’un fichier de données XML. Ces informations permettent à une intelligence artificielle un traitement automatisé et sécurisé.
Composition d’une facture au format Factur-X
A noter que la Factur-X est un standard commun de facture électronique hybride. Développée par la France (FNFE-MPE*) et l’Allemagne (FeRD*), la Factur-X répond à la norme européenne sémantique EN16931. Plus de détails ici.
*FNFE-MPE : Le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques
*FeRD : Forum elektronische Rechnung Deutschland
Quels sont les avantages de la Factur-X ?
Comme toute facture électronique, la Factur-X présente de nombreux avantages :
- Gagner du temps grâce à l’automatisation du traitement des données
- Réduire les délais de paiement
- Développer la digitalisation au sein de l’organisation en apportant de la valeur ajoutée
- Assurer la traçabilité de la piste d’audit
Le principal atout de la Factur-X est qu’elle favorise le déploiement de la facture électronique grâce à son accessibilité. En effet, la Factur-X est composée d’un document PDF, format déjà très utilisé au sein des entreprises. La mise en place de la Factur-X est donc relativement simple et plus adaptée au PME et TPE.
Bon à savoir : Si une entreprise opte pour la Factur-X, elle doit convertir ces factures PDF en Factur-X en passant par une plateforme de dématérialisation privée ou publique.
En résumé, la Factur-X est un moyen permettant de rendre le processus de facturation plus autonome, plus accessible et plus intelligent.
Le passage à la facture électronique s’accélère. Les dirigeants d’entreprises doivent anticiper cette réforme et comprendre, en amont, les différences entre une facture numérique et électronique.
Plus, ils s’informeront sur ce sujet le plus tôt possible, plus leur processus de facturation sera opérationnel avant 2024 !
Vous ressentez le besoin d’être éclairé sur ce sujet ? N’hésitez pas à nous contacter via facture-electronique@altoneo.com.
Rédacteur : équipe digitalisation et numérique Altonéo
