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Facture électronique et facture numérique, quelles sont les différences ?

Une facture électronique et une facture numérique présentent des différences significatives. Ce n’est pas qu’une question de sémantique !

Comprendre cette distinction permet de bien vous préparer à l’obligation de la facture électronique d’ici 2024. Explications sur le sujet.

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Sommaire

Obligation de la facturation électronique : rappel du contexte

La facturation électronique deviendra obligatoire entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027. L’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront se soumettre à des procédures progressives et encadrées.

L’objectif pour les entreprises est de comprendre les enjeux et les futurs changements organisationnels qu’impose la facture électronique.

Pour rappel, voici les dates clés à connaître afin de se préparer à cette obligation :

Cliquez ici pour en savoir plus sur le déploiement du processus de la facture électronique.

Quelles sont les différences entre une facture électronique et une facture numérique ?

La facture électronique et la facture numérique présentent des différences. Il est important de bien les distinguer pour comprendre en quoi consiste l’obligation de la facture électronique.

Faisons-le point sur ces divergences.

Facture numérique : définition

Une facture numérique est un document comportant les mentions obligatoires de facturation sous une forme dématérialisée.

Les factures au format PDF ou JPEG sont des factures dites « dématérialisées » et non électroniques.

Ici, ce type de facture ne sera donc plus accepté à partir du 1er septembre 2026. En effet, les factures numériques ne seront plus conformes aux obligations relatives à la facture électronique.

Facture électronique : de quoi s’agit-il ?

Rappelons qu’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue au format électronique.

En d’autres termes, c’est un document électronique comportant des données dématérialisées et structurées. Ce n’est ni un document Word, Excel, JPEG ou PDF !

La facture électronique doit garantir :

Une facture est considérée comme électronique si elle respecte deux conditions juridiques de validité :

Il sera donc nécessaire de s’équiper d’un logiciel de facturation électronique certifié à la :

Pour cela, le processus de facturation doit être entièrement dématérialisé. Concrètement, le fait de scanner une facture papier et l’envoyer au format numérique, ne signifie pas que cette facture est électronique.

Facture électronique : les différents formats possibles

La facture électronique peut se présenter sous différents formats.

Facture électronique structurée : EDI

L’EDI est un échange de données informatisées et structurées s’effectuant d’un ordinateur à un autre. Le système EDI permet l’envoi de documents, tels que les factures au format EDI.

Ce mode de transmission est assez complexe à mettre en place car il est nécessaire d’avoir un outil conçu pour exploiter une facture au format EDI. C’est pourquoi, l’EDI est souvent utilisé par des grandes organisations. Par exemple, les services de l’administration fiscale, les concessionnaires automobiles ou encore votre cabinet d’expertise-comptable Altonéo !

La facture électronique hybride : Factur-X

La facture électronique hybride, appelée Factur-X, regroupe deux types de caractéristiques :

Tout d’abord, cette facture est lisible par l’œil humain grâce à un document PDF. Sur ce document, nous retrouvons toutes les mentions obligatoires et utiles à la facturation.

Puis, cette même facture se composera d’un fichier de données XML. Ces informations permettent à une intelligence artificielle un traitement automatisé et sécurisé.

A noter que la Factur-X est un standard commun de facture électronique hybride. Développée par la France (FNFE-MPE*) et l’Allemagne (FeRD*), la Factur-X répond à la norme européenne sémantique EN16931. Plus de détails ici.

*FNFE-MPE : Le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques

*FeRD : Forum elektronische Rechnung Deutschland

Quels sont les avantages de la Factur-X ?

Comme toute facture électronique, la Factur-X présente de nombreux avantages :

Le principal atout de la Factur-X est qu’elle favorise le déploiement de la facture électronique grâce à son accessibilité. En effet, la Factur-X est composée d’un document PDF, format déjà très utilisé au sein des entreprises. La mise en place de la Factur-X est donc relativement simple et plus adaptée au PME et TPE.

Bon à savoir : Si une entreprise opte pour la Factur-X, elle doit convertir ces factures PDF en Factur-X en passant par une plateforme de dématérialisation privée ou publique.

En résumé, la Factur-X est un moyen permettant de rendre le processus de facturation plus autonome, plus accessible et plus intelligent.

Vous ressentez le besoin d’être éclairé sur ce sujet ? 

Référente : Équipe digitalisation et numérique Altonéo

Rédactrice : Adelle LUCAS, web rédactrice Altonéo