Le télétravail facilité grâce à la téléphonie sur IP

La téléphonie sur IP, c’est quoi ?

La technologie IP remplace désormais la technologie analogique. Le téléphone passe par Internet. Vous pouvez désormais téléphoner via le réseau internet grâce à une connexion Vdsl, 4G ou fibre.
Un applicatif appelé Softphone vous permettra de téléphoner depuis votre ordinateur, une tablette, un téléphone IP ou un téléphone mobile.

Le constat d’une téléphonie analogique dépassée pour satisfaire vos besoins

Dressons d’abord le portrait-robot de la téléphonie actuelle présente dans la plupart des entreprises. La téléphonie, c’est ou c’était ça pour les entreprises qui ont déjà passé le cap de la VOIP :

– Des téléphones fixes basiques avec un ou plusieurs postes de standards.

– Des fonctionnalités téléphoniques de base comme le transfert de ligne, la messagerie d’absence, ou la recherche de n° si peu utilisées… car les modes d’emplois ont disparu. Les collaborateurs se limitent donc à recevoir des appels ou à composer des n°.

– Le standard est saturé et le nombre de lignes ne suffit plus. Plusieurs de vos collaborateurs en bureau double se partagent donc une ligne téléphonique.

– Vos clients passent systématiquement par le standard car vous ne disposez pas de lignes directes.

– Avec la flotte de mobiles, vos commerciaux font grimper la facture de télécom. La période sanitaire de Covid intensifie encore plus les échanges téléphoniques pour maintenir le contact.

Quels sont les avantages de passer sur la téléphonie sur IP ?

La téléphonie sur IP présente des avantages majeurs :

La Mobilité : la VOIP facilite le télétravail.

Vous pouvez travailler et téléphoner de la maison en affichant le numéro du bureau. La VOIP favorise la mobilité. Vous pouvez téléphoner de votre téléphone mobile comme si vous étiez au bureau. Et, si vous vous déplacez de votre bureau à une salle de réunion, votre assistant ne cherchera plus à vous localiser. Votre ordinateur et votre mobile vous suivent et vous restez joignable à tout moment, si vous le désirez.

Le Confort : l’informatique centralise tous les moyens de communication, y compris la téléphonie IP.

Voici quelques exemples d’application avec la VOIP :

– Chaque personne aura son propre système téléphonique.

– Vous dégagez de la place sur chaque bureau ! Les téléphones fixes sont supprimés et remplacés par un simple casque Bluetooth.

– L’applicatif de gestion des opérations téléphoniques permet de :
– Visualiser le statut du correspondant (occupé, en communication, visioconférence, en déplacement…) en lien avec le planning Outlook, et synchronisable avec des applicatifs tels que Teams ou encore votre logiciel de gestion de la relation clients.
– transférer très simplement un appel, effectuer des conversations à plusieurs et même des visioconférences.
– déposer et stocker des messages.

– Cliquer et l’appel se lance.
– afficher tous les n° des correspondants de l’entreprise et leur statut de disponibilité.

L’amélioration du service client

Votre assistante et vos collaborateurs sont efficaces et ne perdent aucun appel, pensez-vous… Vous seriez étonné(e) des statistiques réelles de suivi de vos lignes ! Désormais, vous disposez d’un panneau de configuration. Vous suivez tous les appels entrants, sortants et perdues de l’entreprise.

La VOIP est donc un moyen efficace pour améliorer le processus d’accueil clients et pour mobiliser/manager le ou la premier(e) commercial(e) de votre entreprise. Tous les appels perdus identifiés seront ainsi relancés.

L’économie.

Grâce à son coût avantageux, la téléphonie IP offre de réelles opportunités budgétaires. Des économies jusqu’à 80% ont été constatées sur les factures téléphoniques. Que vos salariés soient en télétravail ou sur le terrain, ils se connectent à distance au bureau et émettent des appels gratuits en inter office. Et pour les appels internationaux, vous constaterez des économies substantielles.

L’évolutivité.

Vous disposez d’une CRM (gestion de la relation clients) … Désormais, vous pouvez :

• lancer directement un appel depuis une fiche client,
• Ouvrir directement la fiche client quand celui-ci vous téléphone.
• suivre tout l’historique des appels,
• conserver l’enregistrement des appels.
• Fidéliser vos clients.
• Augmenter la productivité de votre service commercial.
• Identifier et classifier les opportunités d’affaire.
• Capitaliser votre base de données clientèle.

Certains de vos clients vous envoient encore des fax ?

Avec la VOIP, les fax entrants sont transformés en .pdf et transférés par email. Les messages vocaux sont également transformés en fichiers audio et transférés par email. Vous passez à l’ère digitale, en toute simplicité, sans rien à avoir à faire.

Votre entreprise se développe. La VOIP permet de gérer très simplement votre croissance externe. Pas de crainte à avoir sur la capacité de votre applicatif. Vous pouvez gérer jusqu’à 300 personnes.

Pour quels usages la téléphonie IP est-elle adaptée ?

La téléphonie sur IP permet de …
– faciliter le télétravail en utilisant le n° de téléphone de l’entreprise. Vous pouvez téléphoner de n’importe quel appareil, de n’importe où, à condition d’avoir un accès internet.
– s’isoler pour passer un appel grâce à un casque Bluetooth.
– d’échanger en visioconférence avec des clients/fournisseurs en externe.
– assurer le suivi des statistiques téléphoniques pour améliorer nos processus.

Comment s’y préparer ?

Très intuitive, la téléphonie sur IP s’intègre très vite dans nos usages quotidiens. IT Solutions l’utilise depuis deux ans et l’a déployé auprès des 220 collaborateurs du groupe Altonéo en quelques jours, pour assurer le télétravail en phase de confinement. Force est de dire que cet outil a permis de conforter managers et collaborateurs dans leur capacité à travailler sereinement depuis leur domicile.

IT Solutions peut mettre à votre disposition quelques outils :

• Des webinars de quelques minutes.
• Une fiche explicative ‘Démarrer avec 3CX’ présentant les principaux usages et fonctions.
• Des conseils pour favoriser la mise en application de la VOIP au sein de votre entreprise.

IT Solutions est certifiée Advance 3CX.

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