Dans la gestion d’une entreprise, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Arrêts maladie, congés imprévus, départs temporaires, pics d’activité qui nécessitent une personne supplémentaire… Ces situations peuvent désorganiser votre entreprise si elles ne sont pas anticipées.
Alors comment maintenir l’activité sans alourdir la charge de travail de vos salariés ?
Et si la solution était plus simple qu’il n’y paraît ?
Faire appel à un office manager externalisé peut être un véritable atout pour transformer votre quotidien professionnel sans impacter votre productivité. Une solution qui fait ses preuves aujourd’hui dans les entreprises. Découvrez pourquoi !
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Quand l’absence de salariés devient un casse-tête pour les entreprises
Quand l’un de vos salariés s’absente sur une longue période, que ce soit pour un arrêt maladie, un congé maternité ou des congés payés, les conséquences peuvent vite se faire ressentir…
- Perte de productivité : une absence prolongée, surtout si le salarié absent occupe un rôle clé ou possède des compétences spécifiques, peut entraîner une baisse significative de la productivité.
- Stress et perte de motivation : les salariés doivent jongler, parfois en urgence, entre leurs propres missions et celles du salarié absent. Une surcharge qui peut générer du stress, peser sur leur motivation et affecter leur bien-être au travail.
Et si l’absence du salarié n’est pas bien gérée :
- Votre entreprise risque de voir ses délais de production allongés, ses objectifs retardés, et son efficacité globale diminuée.
- Les tâches complexes qui sont confiées à des collaborateurs moins expérimentés ou peu préparés, peuvent affecter la qualité du travail habituellement fourni. Des erreurs peuvent facilement arriver. Résultat : moins de réactivité et plus d’attente pour vos clients.
- À terme, cela peut nuire à la réputation de votre entreprise et à votre relation client.
Mais comment faire pour que ces interruptions n’impactent pas votre productivité ? C’est là que l’intervention d’un office manager externalisé prend tout son sens !
5 bonnes raisons de faire appel à un office manager externalisé
Adaptation immédiate
L’office manager externalisé est formé pour s’adapter rapidement aux besoins spécifiques des entreprises. Il collabore directement avec vos équipes (expert-comptable, RH, responsable financier…), et maîtrise rapidement vos outils et méthodes de travail.
Sa mission ? Assurer une intégration efficace de vos processus sans perturber votre organisation.
Gain de temps significatif
Avec cette solution, vous n’avez pas besoin de prévoir de formation longue ou d’accompagnement constant : vous gagnez du temps précieux tout en maintenant votre efficacité opérationnelle.
Finies les pertes de temps liées à des problèmes organisationnels !
Fluidité des opérations
En cas d’absences ou d’imprévus, l’office manager externalisé prend le relais pour garantir la continuité de vos activités. Il veille à ce que les tâches essentielles se déroulent au mieux pour éviter toute perte de productivité. En structurant efficacement l’organisation interne, il permet à vos équipes de se concentrer sur leurs priorités.
Polyvalence et flexibilité des missions
Besoin d’un renfort ponctuel ou d’un soutien régulier ?
Sur place ou à distance, l’office manager externalisé intervient quand vous en avez besoin ! De la gestion administrative à la logistique, en passant par les RH et la gestion financière, sa polyvalence vous permet de centraliser plusieurs fonctions clés sans multiplier les recrutements.
Maîtrise des coûts
Avez-vous déjà calculé le coût des perturbations liées aux absences dans votre entreprise ? Et le temps que vous pourriez économiser en déléguant certaines tâches ?
En faisant appel à un office manager externalisé, vous ne payez que les heures réellement effectuées : pas de charges, ni de coûts liés à un poste permanent. Cette solution vous permet de mieux gérer votre budget tout en bénéficiant d’un service professionnel.
Alors qu’attendez-vous ?
Quelles missions confier à un office manager externalisé ?
- Gestion administrative : secrétariat, organisation et suivi des rendez-vous, traitement des appels téléphoniques, gestion du courrier et des formalités administratives…
- Gestion financière et pré-comptabilité : suivi des devis, validation et saisie des factures, gestion des paiements, suivi de la trésorerie
- Gestion RH et planification : salaires, recrutement, gestion des absences et congés, intégration des nouveaux employés
- Relation client et gestion des contrats fournisseurs
- Communication : création de supports de communication, gestion évènementielle, mise à jour de site web, animation des réseaux sociaux…
- Optimisation des processus : analyse et amélioration des flux de travail, sensibilisation des équipes, RSE
- Veille et reporting : suivi des indicateurs de performance, préparation de réunions et rédaction de comptes-rendus
Le service d’office management externalisé proposé par Altonéo
Vous cherchez un office manager disponible, compétent et qui s’adapte à vos besoins ?
Nous avons la solution qu’il vous faut !
Avec notre offre « Du Temps Pour Ma Boîte » , vous déléguez ce qui vous prend du temps, et nous prenons le relais.
Nos services d’office management externalisé vont bien au-delà de la simple gestion administrative. Comptabilité, RH, gestion de projet… nous intervenons sur des missions clés pour assurer la fluidité et la performance de votre activité.
Nous nous occupons même du recouvrement de créances pour sécuriser votre trésorerie.
Ne laissez pas les absences et les urgences administratives ralentir votre croissance… Faites appel à un office manager externalisé et concentrez-vous sur votre cœur de métier !
Référentes : Isabelle PINON, office manager
Lilou SÉNÉGAS, chargée de missions office manager